Antes de discutirmos o assunto, já vai anotando:
O Kanban é um termo em japonês e significa “cartão”. Também conhecido como método de gestão visual, é uma ferramenta que foi desenvolvida pelo profissional Taiichi Ohno, da empresa Toyota, na década de 40, dentro do modo de produção Just In Time (JIT), para tornar mais eficaz o controle de produção e gestão de tarefas.
E o que isso tem a ver, com a aplicação de metodologia ágil, no universo de desenvolvimento de projetos?
Davi J. Anderson foi quem primeiro aplicou o conceito do Kanban no mercado de TI, em 2004. Ficou mais conhecido quando lançou, em 2010, seu primeiro livro “Kanban: Successfully Evolutionary Change of your Technology Business“.
O Método Kanban é um processo que visa aprimorar, passo a passo, o que você possui como meta – seja no desenvolvimento de software, processo de recursos humanos, Marketing e Vendas, Aquisições, etc. Em termos práticos, o Kanban pode ser utilizado como princípio para beneficiar qualquer etapa de um negócio.
Sendo um método evolutivo e não disruptivo que promove melhorias graduais nos processos de uma organização, o Kanban melhora fluxos, reduz ciclos, aumenta o valor para clientes e contribui para a previsibilidade das tarefas e resultados.
O primeiro passo
A primeira etapa na introdução do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Isso é feito na forma de um quadro branco com uso de notas adesivas ou cartões. Cada carta no tabuleiro representa uma tarefa.
No modelo clássico, existem três colunas, conforme mostrado na imagem abaixo:
- “To Do”: esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas.
- “Doing”: consiste nas tarefas que estão em andamento.
- “Done”: consiste nas tarefas que foram concluídas.
Essa visualização simples por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho, bem como os gargalos existentes.
Vamos aprofundar no assunto, entendendo melhor sobre a aplicabilidade do método no gerenciamento de um projeto e seus princípios.
Os quatro princípios fundamentais
Comece com o que tem: não precisa mudar nenhuma configuração ou processo existente no escopo de um projeto. Use o Kanban no fluxo de trabalho atual. Quaisquer mudanças podem ocorrer gradualmente em um período que a equipe se sinta confortável.
Aceite mudanças incrementais e evolutivas: o Kanban te encoraja a fazer pequenas mudanças incrementais ao invés de fazer mudanças radicais que podem ocasionar resistência dentro da equipe e da organização.
Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais: Ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional. Portanto, é desnecessário fazer alterações em papéis e funções existentes que podem estar funcionando bem. A equipe identificará e implementará de forma colaborativa todas as mudanças necessárias.
Esses três princípios auxiliam as organizações a enfrentarem e superarem a resistência emocional provinda da iniciativa de mudanças dentro de uma organização.
Incentive atos de liderança em todos os níveis: o Kanban incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização, por isso, pessoas de quaisquer níveis participam contribuindo constantemente com ideias para incrementar valor ao produto ou ao serviço.
Principais práticas do método Kanban
1 – Visualize o fluxo de trabalho: Esta é a primeira fase para a adoção e implementação do Kanban. Você precisa visualizar em um quadro físico ou em um quadro Kanban eletrônico, as etapas do processo que você usa para entregar seu trabalho. O seu quadro pode ser de muito simples para muito elaborado. Depois de visualizar seu processo, visualize o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo.
Isso pode ser na forma de adesivos ou cartões com cores diferentes para classificar, por exemplo, prioridades.
2 – Limitar o “Trabalho em Andamento”: Ao limitar, você incentiva sua equipe a concluir o trabalho em mãos antes de iniciar uma nova atividade. Portanto, o trabalho atualmente em andamento deve ser concluído e marcado como concluído. Isso cria capacidade no sistema, para que um novo projeto possa ser iniciado. A priori, pode não ser fácil decidir quais devem ser seus limites de “trabalho em andamento”. Se você gerencia uma equipe, acorde com eles um limite confortável.
3 – Gerenciar Fluxo: Um sistema Kanban ajuda a gerenciar o fluxo, destacando os vários estágios e status do trabalho. Dependendo de quão bem o fluxo e os limites de “trabalho em andamento” estão definidos, você observará fluidez, porém, ao contrário da boa execução, o trabalho pode acumular bloqueando a capacidade. Tudo isso afeta a rapidez da atividade. O Kanban ajuda sua equipe a analisar o sistema e fazer ajustes para melhorar o fluxo de forma a reduzir o tempo que leva para concluir cada parte do projeto.
4 – Evidenciar as políticas do processo: ao explicitar as diretrizes de processo, você cria uma base comum para que todos os participantes entendam como fazer qualquer tipo de trabalho no sistema. Elas podem ser uma lista de verificação das etapas a serem realizadas para cada tipo de item de trabalho, critérios de entrada-saída para cada coluna ou qualquer coisa que ajude os membros da equipe a administrarem bem o fluxo no quadro.
5 – Implementar loops de feedback: os loops de feedback são parte integrante de qualquer bom sistema. O Método Kanban encoraja e ajuda a implementar ciclos de feedback de vários tipos – estágios de revisão em seu fluxo de trabalho do quadro Kanban, métricas e relatórios e uma gama de dicas visuais que fornecem feedback contínuo sobre o progresso do trabalho – ou a falta dele – em seu sistema. A ideia de obter feedback antecipado, especialmente se você estiver no caminho errado, é crucial para entregar o trabalho certo, no menor tempo possível.
6 – Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente: O Método Kanban é um processo de melhoria evolutiva. Ele ajuda você a adotar pequenas mudanças e melhorar gradualmente em um ritmo e tamanho que sua equipe pode controlar facilmente. Ele encoraja o uso do método científico – você forma uma hipótese, a testa e faz mudanças dependendo do resultado do seu teste. Como uma equipe que implementa os princípios Lean / Agile, sua principal tarefa é avaliar seu processo constantemente e melhorar continuamente conforme necessário e possível.
Então, mas como o Kanban beneficia empresas e projetos?
Menos ociosidade e mais autonomia
O quadro Kanban permite que todos na equipe visualize as tarefas a serem realizadas, permitindo que o time acompanhe o que cada um está fazendo, evitando a ociosidade e potencializando a autonomia dos colaboradores.
Aumento de produtividade
Priorização de atividades e redução do tempo necessário para finalizar uma tarefa são duas chaves do método Kanban.
Quando se prioriza tarefas, a equipe é melhor direcionada para entregas de valor. Isso agiliza processos, trazendo mais qualidade nas execuções.
Redução de custos
Com o Kanban o gerenciamento de tempo é otimizado e a partir deste panorama é feita uma avaliação mais assertiva sobre custos em projetos.
Quer conhecer mais sobre metodologias ágeis?
Faça parte do nosso time e trabalhe com profissionais experts em agilidade.
